O trabalho de NÃO CONFORMIDADE E AÇÃO CORRETIVA E PREVENTIVA, deve ser praticado em todas as organizações em virtude da mitigação dos riscos inerentes aos processos relacionados com a atividade organizacional.
O Controle Interno é importantíssimo nas organizações atuais, contribuindo intensamente para resguardar os ativos empresariais, promover o desenvolvimento de seus negócios e maximizando os resultados das operações vindo a agregar valor à empresa.
O Controle Interno é implantado nas organizações pela própria Administração com a responsabilidade de estabelecer a regularidade dos fluxos internos, convocando todos os funcionários à responsabilidade, evitando assim, omissões na execução dos deveres de cada um e contribuindo para um produto/serviço de melhor qualidade.
Não é função do Auditor ou Controlador Interno apurar existência de fraudes, mas, tão somente apurar as falhas nos procedimentos executados, verificando-se a necessidade de aprimorar, ou não, as normas internas vigentes.
Entretanto, todos sabemos que a existência de condições favoráveis traz ao indivíduo a tentação de praticar atos lesivos á empresa, diante das fraquezas e pressões da rotina diária, e, a existência de um Controle Interno eficiente reproduz uma condição perfeita para minimizar a possibilidade de ocorrências fraudulentas.
Com a execução de Tratativas de Não Conformidades - TNC a organização poderá, ainda, executar a melhoria no processo de qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa aos seus usuários, clientes, sócios, etc.
Quando há o registro de uma não conformidade real, trata-se de um processo de correção de uma falha já existente e identificada pelo gestor da qualidade que deverá proceder ações para que sejam mitigados todos os riscos reais e potenciais derivados do problema que foi detectado.
Entretanto, existem muitos registros de não conformidades potenciais, que poderá incorrer em uma falha real se não se tomarem as medidas preventivas que impeça que o risco se consolide e prejudique o processo e a empresa, causando prejuízos indesejáveis a toda a organização.
O melhor é que seja feito um acompanhamento sistemático e diário dos procedimentos para que sejam detectadas as não conformidades potenciais a fim de que haja uma ação preventiva impedindo que a falha sequer aconteça, mas, prioritariamente deve-se corrigir a não conformidade real com ações tempestivas e imediatas a fim de que o problema não seja maximizado pela ingerência do controle interno.
As medidas devem ter acompanhamento sistemático até que seja consolidada a sua eficiência e eficácia geral, protegendo a organização contra as falhas, através da geração de uma Matriz de Análise através da qual fica mais evidente a necessidade de novas ações corretivas e/ou preventivas.
É imprescindível a apresentação de ações implementadas, prazo, setor responsável e responsável, pela mitigação das falhas identificadas, e o respectivo acompanhamento da execução de todo o processo corretivo e preventivo, certificando-se de que as falhas não voltarão a reincidir no processo, tornando-o claro e seguro.
O autor do livro “Controles Internos nas Organizações” (MAGLIAVACCA,2004) reproduz o perfil do fraudador, segundo estudos das autoridades criminais americanas:
1 - uma pessoa normal;
2 - Já com um bom tempo de serviços prestados na organização;
3 - Funcionário conhecido e de plena confiança de todos;
4- Geralmente não é muito de economizar (poupar), gasta o que rouba;
5 - No inicio subtrai o valor para custear alguma emergência com intenção de devolver o valor subtraído após a regularização da situação;
6 - Nunca opera com cúmplices, mas, age sozinho;
7 - Após algum tempo sente-se muito seguro de seus métodos, e acaba se descuidando quando a ocultação das suas falcatruas;
8 - É muito compulsivo, ou seja, age no calor do momento;
9 - Trabalha muito, até altas horas da noite, não faz questão de horas extras, e chega a ter um bom conceito junto aos colegas de trabalho;
10 - A maioria das vezes, tem acesso ao caixa e aos bens e valores da organização;
11 - Em 80% dos casos o praticante de fraudes é do sexo masculino;
12 - Geralmente a idade varia entre 25 a 40 anos;
Estudos sobre a honestidade das pessoas no meio em que trabalham indicaram que 40% dos funcionários nunca seriam capazes de agir com desonestidade com a empresa em nenhuma circunstância, 30% dos funcionários poderiam agir com desonestidade se tivessem oportunidade propícia para o ilícito, e outros 30% dos funcionários seriam desonestos em certas circunstâncias.
Assim, uma operação que vem sendo realizada de forma indevida ou falha, pode evidenciar uma abertura para ocorrência da fraude, e o Controle Interno ao corrigir o desvio dos procedimentos irá fatalmente impedir que a violação da lei e do procedimento se concretize na forma do “ilícito”.
(a) Perito Adm. Jésus Fernandes Leão
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