CONTROLE INTERNO

Tratativa de Não Conformidade TNC

O trabalho de NÃO CONFORMIDADE E AÇÃO CORRETIVA E PREVENTIVA, deve ser praticado em todas as organizações em virtude da mitigação dos riscos inerentes aos processos relacionados com a atividade organizacional.

O Controle Interno é importantíssimo nas organizações atuais, contribuindo intensamente para resguardar os ativos empresariais, promover o desenvolvimento de seus negócios e maximizando os resultados das operações vindo a agregar valor à empresa.


O Controle Interno é implantado nas organizações pela própria Administração com a responsabilidade de estabelecer a regularidade dos fluxos internos, convocando todos os funcionários à responsabilidade, evitando assim, omissões na execução dos deveres de cada um e contribuindo para um produto/serviço de melhor qualidade.


Não é função do Auditor ou Controlador Interno apurar existência de fraudes, mas, tão somente apurar as falhas nos procedimentos executados, verificando-se a necessidade de aprimorar, ou não, as normas internas vigentes.


Entretanto, todos sabemos que a existência de condições favoráveis traz ao indivíduo a tentação de praticar atos lesivos á empresa, diante das fraquezas e pressões da rotina diária, e, a existência de um Controle Interno eficiente reproduz uma condição perfeita para minimizar a possibilidade de ocorrências fraudulentas.


Com a execução de Tratativas de Não Conformidades - TNC a organização poderá, ainda, executar a melhoria no processo de qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa aos seus usuários, clientes, sócios, etc.


Quando há o registro de uma não conformidade real, trata-se de um processo de correção de uma falha já existente e identificada pelo gestor da qualidade que deverá proceder ações para que sejam mitigados todos os riscos reais e potenciais derivados do problema que foi detectado.


Entretanto, existem muitos registros de não conformidades potenciais, que poderá incorrer em uma falha real se não se tomarem as medidas preventivas que impeça que o risco se consolide e prejudique o processo e a empresa, causando prejuízos indesejáveis a toda a organização.


O melhor é que seja feito um acompanhamento sistemático e diário dos procedimentos para que sejam detectadas as não conformidades potenciais a fim de que haja uma ação preventiva impedindo que a falha sequer aconteça, mas, prioritariamente deve-se corrigir a não conformidade real com ações tempestivas e imediatas a fim de que o problema não seja maximizado pela ingerência do controle interno.


As medidas devem ter acompanhamento sistemático até que seja consolidada a sua eficiência e eficácia geral, protegendo a organização contra as falhas, através da geração de uma Matriz de Análise através da qual fica mais evidente a necessidade de novas ações corretivas e/ou preventivas.


É imprescindível a apresentação de ações implementadas, prazo, setor responsável e responsável, pela mitigação das falhas identificadas, e o respectivo acompanhamento da execução de todo o processo corretivo e preventivo, certificando-se de que as falhas não voltarão a reincidir no processo, tornando-o claro e seguro.


O autor do livro “Controles Internos nas Organizações” (MAGLIAVACCA,2004) reproduz o perfil do fraudador, segundo estudos das autoridades criminais americanas:

1 -  uma pessoa normal;

2 - Já com um bom tempo de serviços prestados na organização;

3 - Funcionário conhecido e de plena confiança de todos;

4- Geralmente não é muito de economizar (poupar), gasta o que rouba;

5 - No inicio subtrai o valor para custear alguma emergência com intenção de devolver o valor subtraído após a regularização da situação;

6 - Nunca opera com cúmplices, mas, age sozinho;

7 - Após algum tempo sente-se muito seguro de seus métodos, e acaba se descuidando quando a ocultação das suas falcatruas;

8 - É muito compulsivo, ou seja, age no calor do momento;

9 - Trabalha muito, até altas horas da noite, não faz questão de horas extras, e chega a ter um bom conceito junto aos colegas de trabalho;

10 - A maioria das vezes, tem acesso ao caixa e aos bens e valores da organização;

11 - Em 80% dos casos o praticante de fraudes é do sexo masculino;

12 - Geralmente a idade varia entre 25 a 40 anos;



Estudos sobre a honestidade das pessoas no meio em que trabalham indicaram que 40% dos funcionários nunca seriam capazes de agir com desonestidade com a empresa em nenhuma circunstância, 30% dos funcionários poderiam agir com desonestidade se tivessem oportunidade propícia para o ilícito, e outros 30% dos funcionários seriam desonestos em certas circunstâncias.


Assim, uma operação que vem sendo realizada de forma indevida ou falha, pode evidenciar uma abertura para ocorrência da fraude, e o Controle Interno ao corrigir o desvio dos procedimentos irá fatalmente impedir que a violação da lei e do procedimento se concretize na forma do “ilícito”.


(a) Perito Adm. Jésus Fernandes Leão

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AUDITORIA

QUEM TEM MEDO DO AUDITOR?

Os trabalhos do Auditor são de extrema importância no desenvolvimento operacional, e, ajudam a dar mais confiabilidade às demonstrações contábeis exigidas por lei, valorizando o patrimônio social das organizações.

As instituições financeiras estão sujeitas a auditorias realizadas por auditores independentes, conforme determinação legal do Banco Central do Brasil, e as Sociedades por Ações são obrigadas pela Lei das S.A.s (Lei 6.404/76) em seu art. 177, parágrafo 3º.,a serem auditadas por auditores independentes registrados devidamente na CVM.

A presença do Auditor na organização é um excelente inibidor de fraudes e falhas humanas, haja vista que a presença do mesmo na organização fará com que os prováveis fraudadores tenham uma cautela maior nas suas tentativas de prejudicar o patrimônio social, e, quanto mais vezes o Auditor comparece nas empresas, mais difícil será executar operações fraudulentas, obrigando os “estelionatários” com esta mentalidade a procurar outro “nicho” no mercado.

O processo de auditoria é uma revisão detalhada dos procedimentos de rotina com o objetivo de checar, medir, acompanhar e comparar os resultados obtidos e detectar a necessidade de mudança de caráter corretivo ou preventivo, para que a organização retorne à linha de produção máxima com a utilização máxima dos recursos disponíveis, qualidade máxima e com um gasto mínimo.

A Auditoria é a responsável pela identificação da real situação em que a empresa se encontra, sem qualquer máscara, tornando as informações mais claras e acessíveis a todos os investidores e colaboradores.

Algumas organizações possuem seus próprios Auditores Internos, que acompanham e medem diuturnamente o desenvolvimento das operações estratégicas das empresas e os resultados alcançados: eficiência, eficácia, efetividade e ética.

O Auditor deve ter uma atitude que assegure que todas as suas ações de julgamento sejam pautadas nos seguintes aspectos: Comportamento Ético, Cautela e Zelo Profissional, Independência, Domínio Profissional, Imparcialidade, Objetividade, Atualização e Capacitação Técnica, Análise de Dados, Cortesia e Habilidade no Trato com as Pessoas e obediência a Hierarquias Funcionais.

O Auditor interno deve ser subordinado hierarquicamente ao cargo de nível mais elevado na organização, como o Presidente, Conselho de Administração ou Diretoria Executiva, a fim de evitar constrangimento profissional e a perda da autonomia, que são imprescindíveis para o desempenho de um trabalho de controle e assessoria adequados.

Até as décadas de 80 e 90 o Auditor era recebido nas empresas como um verdadeiro vilão que vinha para punir com rigor as pessoas que não se portassem adequadamente nas empresas, e todos se escondiam e evitavam se dirigir ao mesmo que ficava em seu canto escuro com uma nuvem escura sobre sua cabeça e todos somente viam problemas, fraudes, não conformidades e vícios rodeando o profissional da auditoria.

Atualmente essa ideia mudou, e os funcionários têm no Auditor um “amigo” que vem para auxiliar no processo de adequação de rotinas operacionais diárias com a finalidade de maximizar os lucros e minimizar os custos, mitigando as falhas dos processos e conseqüentemente da possibilidade de perdas operacionais e financeiras.

Os procedimentos de auditoria evidenciam para o auditor provas suficientes para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas, possibilitando-lhe emitir um parecer a respeito das mesmas, reavaliando os controles internos, livros contábeis, documentos e registros da entidade confrontando informações, coletando provas e evidências.

Através de testes de aderência o auditor verifica a efetividade e continuidade dos controles internos, ou seja, se os controles previstos funcionam adequadamente e de fato ou apenas compõem um acervo bibliográfico formal composto de manuais que não são aplicados na rotina diária e contínua.

Com a aplicação de testes substantivos o Auditor ratifica a suficiência, exatidão e validade de todos os dados da entidade auditada, ou seja, se os saldos contábeis apresentados demonstram a situação real do patrimônio e suas variações.

O Auditor não é visto mais como aquele que vem para dividir, mas, sim para somar os seus conhecimentos e experiência com o objetivo de melhorar o desempenho operacional e financeiro das organizações, detectar e evitar erros, falhas e fraudes, mitigar riscos de perdas e inadequações, aumentando assim a eficiência e eficácia organizacional.

E você?

Ainda tem medo do AUDITOR?

(a) Adm. Jésus F. Leão

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