Auditar é monitorar os processos através de gestão que vai desde o suprimento do material até a venda do produto ao consumidor final, com a finalidade de manter desenvolvimento constante de acordo com os objetivos da empresa e as mudanças do mercado.
A Auditoria é uma função que é executada no “C” do Ciclo de Metodologia dos Processos conhecido como Ciclo do “PDCA”, onde são feitas comparações, monitoramento e medidas as metas do planejamento inicial.
A maioria das vezes a auditoria é solicitada para elucidar as falhas do processo, quando já foram detectados os resultados finais e os prejuízos causados por uma deterioração de todo o lote de uma produção, ou a fraude cometida por empregado inescrupuloso.
O Planejamento Estratégico somente irá funcionar se houver um gabinete de gestão instalado na organização, e, segundo Armand Feigenbaum, para o alcance da qualidade total todo o processo deve ser monitorado e não apenas a saída final.
Assim, para o desenvolvimento de monitoramento e análise dos processos foram criadas e disponibilizadas várias ferramentas de gestão, entre elas:
1) Análise Swot: nesta ferramenta são detectados 4 fatores essenciais no desenvolvimento da organização através da análise do ambiente interno e externo da organização, muito conhecida como Matriz “FOFA” onde são detectados os pontos fortes e pontos fracos dos ambiente internos, e as oportunidades e ameaças apresentadas pela ambiente externo.
2) Brainstorming: É a mais conhecida das técnicas de geração de idéias, desenvolvida por Osborn em 1930 traduzida para o bom português como “tempestade cerebral”, que o bom mineiro chamou de “toró de parpites”.
Para que essa ferramenta seja aproveitada ao máximo, existem quatro regras básicas:
· Eliminar qualquer crítica que possa inibir ou bloquear os participantes
· Apresentar as idéias como surgem na cabeça sem rodeios e sem maquiagem ou considerações. Dizer exatamente o que pensa sem nenhum receio, pois, as idéias mais loucas podem esconder o filão de ouro.
· O que importa nesta ferramenta, a princípio, é a quantidade e não a qualidade.
· Numa segunda etapa as idéias surgidas serão selecionadas e aperfeiçoadas a fim de que aquelas consideradas boas sejam então aproveitadas.
3) Matriz de Preferência: Esta matriz permite ordenar as idéias de acordo com o grau de preferência, priorizando umas e minimizando outras.
1- Casa com jardim e quintal
2- Casa próxima à escola das crianças
3- Casa próxima ao trabalho dos pais
4- Casa em local de boa vizinhança
4) Diagrama de Causa e Efeito: Diagrama de Causa e Efeito: essa ferramenta muito conhecida como “Diagrama de espinha de peixe”, aplicado pela primeira vez, no Japão em 1953, pelo Professor da Universidade de Tóquio, K.Ishikawa.
O diagrama mostra que diversos fatores podem estar contribuindo para os possíveis problemas ou efeitos, uns com maior e outros com menor intensidade.
5) Lista de Verificação: Lista de Verificação: utilizada para medir a freqüência observada para determinado problema detectado, através da construção de um check list
1- Evento a ser analisado
2- Período da observação e coleta dos dados
3- Formulário claro e de fácil preenchimento
4- Coleta dos dados verdadeiros
Existem outras ferramentas tão boas quanto essas todas que descrevo neste blog , entretanto, uma ferramenta pode "cair de moda", tornando imprescindível que o gestor use sua capacitação e criatividade gerencial a fim de escolher aquela ferramenta que melhor se apresenta para a empresa que está gerindo, evitando "modismos" e assim obter o máximo dos envolvidos no processo.
O que desejo que todos os gestores venham compreender é que há uma grande necessidade de mensurarmos os procediementos, qualquer que ele seja a fim de conseguir a eficiência e eficácia do procedimento de gestão.
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia.” (DEMING)
Um grande abraço a todos.
Adm.Jesus F.Leão
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